Un know how tutto da condividere

da “Gestire lo studio”, la rubrica di Paola Parigi su Il Sole 24 Ore.

L’avvocato è un knowledge worker. Il know how prodotto dal più piccolo studio come dalla più grande law firm ne costituisce il vero valore aggiunto. La tecnologia aiuta a gestirlo e a renderlo effettivo.

Uno dei più diffusi equivoci è che gli studi legali di grandi dimensioni siano avvantaggiati rispetto ai più piccoli nell’utilizzare sistemi informatici e telematici avanzati. A questa convinzione si aggiunge che per gli studi di minori dimensioni l’investimento in tecnologie non sia conveniente. Spesso è invece vero il contrario. Gli studi molto grandi soffrono di diseconomie di scala e della cosiddetta “sindrome del carrarmato”: intrapresa una strada, ogni cambiamento di rotta si rivela difficile.

Ma in che modo uno studio legale può avvantaggiarsi grazie alla tecnologia? Da molti anni, chi si occupa di questi temi ha evidenziato come le information technologies possono potenziare il lavoro dei consulenti legali. Non più solo predisposizione di testi e ricerca giuridica su supporti elettronici e Internet, ma anche automazione delle routine, realizzazione di servizi online e gestione della conoscenza.

Concentriamoci sul knowledge management. Il prodotto del lavoro dello studio legale è la conoscenza, cioè il frutto del sapere giuridico miscelato all’esperienza accumulata da ogni singolo membro dello studio (dal titolare alla segretaria).

La gestione del sapere integrato, ovvero del sapere come una certa questione si affronta, come la si risolve, come la si scrive nel modo più efficace, quali accortezze vanno utilizzate, quali

documenti raccolti, e via dicendo, consiste nello strutturare un meccanismo che consenta, di fronte a questioni analoghe di non “reinventare la ruota”.

Se ogni volta che una stessa o simile questione si propone — dalla redazione di un atto, di un contratto o di un parere — si dovesse ricominciare da capo, come non fosse mai stata affrontata, la realizzazione dell’opus ad essa collegato costerebbe molto di più in termini di tempo, di fatica e probabilmente non garantirebbe la migliore qualità finale.

Gli espedienti che ciascuno studio ha adottato per la gestione dei “precedenti”, per l’archiviazione delle ricerche giurisprudenziali e dottrinali e/o per la realizzazione di check list (liste pro-memoria di punti inderogabili) utili nella ripetizione di procedure sempre uguali o nella redazione di contratti, sono esempi di gestione della conoscenza.

Più lo studio cresce, meno facile è che questo materiale, realizzato e archiviato (magari su carta), da uno, venga conosciuto e usato propriamente da un altro. Più il lavoro si diversifica, aumenta e viene delegato, meno è facile avere la certezza che la stessa cura, gli stessi accorgimenti e, perché no, lo stesso stile, vengano utilizzati nella produzione di contratti, pareri etc.

Viceversa, è doveroso evitare di disperdere il patrimonio che ogni nuova revisione, ogni singolo apporto può dare al miglioramento del lavoro complessivo. Ma senza una sistematizzazione, ogni “scoperta” fatta da un singolo, rimarrà suo appannaggio personale. È essenziale che la conoscenza venga condivisa (knowledge sharing). La tecnologia può aiutare in questo senso, ma il primo passo sarà capire che il valore aggiunto del lavoro dell’avvocato è la qualità della conoscenza.