Lo studio legale per rendere effettiva la propria strategia di marketing, può attivarsi per la creazione di eventi o promuovere la partecipazione dei suoi professionisti a quelli organizzati da altri.

Gli eventi possono avere un taglio più o meno velatamente promozionale, ma tutti, in fondo, hanno lo scopo di:

• far conoscere i professionisti e lo studio ad una platea più o meno selezionata;
• promuovere e sostenere la reputazione dello studio;
• avviare o coltivare relazioni pubbliche.

Eventi conviviali e promozionali

I più comuni eventi promozionali sono le inaugurazioni di studio, i ricevimenti e i cocktail per le occasioni o festività, tra questi rientrano anche le inaugurazioni di eventi a tema artistico, culturale o benefico.
È stata in voga per anni, la scelta di avviare un sodalizio artistico con una istituzione o un artista e di allestire, negli spazi dello studio, esposizioni, installazioni e persino performance.

Eventi scientifici e professionali

Lo studio può creare l’occasione di invitare clienti e contatti (lead o clienti potenziali), a eventi di approfondimento e formazione.
La dimensione dell’evento e dello studio possono far preferire una sede interna o una sala affittata per l’occasione.
In ogni caso, l’evento deve riguardare temi di elezione dei suoi professionisti o deve essere concepito per esplorare novità, proporre servizi e, in generale far conoscere le proprie expertise.

Anche in questi casi lo scopo ultimo è rafforzare la reputazione dei professionisti e generare o coltivare relazioni con potenziali clienti.

L’evento promozionale dello studio legale non deve rimanere fine a sé stesso

È relativamente semplice creare una check-list che elenchi, in ordine cronologico o di importanza, tutti gli aspetti di cui occuparsi per la preparazione dell’evento.
Spesso però gli studi commettono l’errore di considerare l’evento come la fine e non l’inizio dello sforzo organizzativo.

Lo sbaglio più comune è infatti quello di non curare il follow-up, cioè di trascurare tutte le attività successive all’evento (che vanno programmate per tempo), che lo rendono veramente effettivo.

Il follow-up dell’evento promozionale dello studio legale

Le attività più utili che vanno realizzate di seguito all’evento, sono tra le altre:

• utilizzare la veste grafica creata ad hoc per l’evento per ogni comunicazione o materiale prodotto.
• Predisporre messaggi diversi per chi c’era e per chi non è intervenuto benché invitato, in modo da dimostrare di apprezzare l’attenzione e invogliare a partecipare a successive occasioni d’incontro.
• Ringraziare in modo speciale i rappresentanti della stampa online e offline per la partecipazione.
• Ottenere l’autorizzazione privacy per inviare future comunicazioni.
• Predisporre e ottenere l’autorizzazione a divulgare immagini dell’evento e a taggare l’invitato sui Social Network.
• Raccogliere, meglio se automaticamente, ma in ogni caso ordinatamente, i recapiti corretti dei partecipanti e aggiornare il data base.
• Profilare i contatti per usi successivi di CRM (client relationship management), come l’invio di futuri inviti, newsletter tematiche e informative di marketing.
• Raccogliere il materiale prodotto, come presentazioni, immagini dell’evento, rassegna stampa da inviare come newsletter insieme al ringraziamento ai partecipanti o come spunti per redigere aggiornamenti sul blog di studio.
• Dare una adeguata copertura comunicativa all’evento grazie al sito, ai profili social dello studio e di ciascun professionista.

Gli eventi scientifici non fanno eccezione

Eventi conviviali o scientifici (conferenze, workshop, presentazioni e via dicendo), anche se si svolgono in maniera più sobria e seria, rispondono sostanzialmente alle stesse regole.
È buona norma ricontattare invitati e partecipanti e, particolarmente per gli incontri a tema scientifico/giuridico, raccogliere il loro gradimento o giudizio sull’evento (la forma anonima favorisce la sincerità).
Lo si può fare inviando una newsletter a chi ha partecipato che contenga un brevissimo questionario da compilare anonimamente online (sono numerosi i tool disponibili).
Oltre a creare un engagement, un coinvolgimento attivo, le risposte aiuteranno a conoscere esigenze e curiosità a cui destinare ulteriori eventi in futuro.

Paola Parigi