Lavorare in Rete: una risposta alle esigenze del marcato Globale

di Paola Parigi su Ventiquattrore avvocato Il Sole 24 Ore  n. 3/marzo 2005

 

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La presenza degli studi legali italiani su internet è sempre più consistente.

Da quando la modifica all’art. 17 del Codice deontologico ha consentito l’uso di un sito come supporto di “pubblicità informativa”, il numero degli studi legali online è aumentato.

Il grado di sofisticazione del sito, delle performance e del progetto grafico sono indici dell’attenzione dei titolari dello studio per il mezzo e del livello di conoscenza e approfondimento che sanno esprimere.

Fino a tutti gli anni ’90 abbiamo assistito al proliferare di tre categorie principali di siti web:

• la brochure online
• la rivista giuridica e
• il portale di ricerca giuridica.

Dal 2000 l’offerta si è arricchita per stile e interattività, sulla spinta dell’esperienza più risalente del mondo legale anglosassone.

Nonostante sia ampiamente dimostrato che i siti più efficaci da un punto di vista di marketing siano quelli che affiancano alla facilità d’uso la fruizione di contenuti specifici in forma interattiva, il sito brochure resta lo strumento preferito.

I legali italiani perlopiù si limitano a mostrare la propria presenza sul web con pagina statiche nelle quali indicano i recapiti, i nomi, le specializzazioni e talvolta la storia dello studio.

La scelta è motivata principalmente dall’esigenza di non uscire dall’ambito meramente informativo e dalla incapacità dello studio di fornire adeguato supporto al sito che non può o non vuole destinare risorse umane competenti al suo continuo aggiornamento.

L’interattività, ove presente, si limita a consentire agli utenti di inviare richieste informative o specifiche allo studio o di scaricare documentazione opportunamente predisposta come newsletter, articoli di approfondimento, case studies, etc.

La formula della rivista giuridica ha fornito un valido escamotage a coloro la cui preparazione tecnica e la conoscenza dello strumento lo consentiva. La presenza sul web veniva assicurata dalla direzione di riviste professionali o scientifiche pubblicate su internet, attività scientifica perfettamente compatibile con la professione.

Sono così proliferate raccolte di leggi e giurisprudenza, pagine di link utili alla ricerca giuridica online e, in alcuni più sofisticati casi, la nascita di veri e propri software di motori di ricerca giuridica costruiti ad hoc.

L’evoluzione delle prime riviste giuridiche allo stadio successivo di portali di ricerca è dipesa fondamentalmente dall’acquisizione di maggiori competenze tecniche e dalla stessa autoalimentazione della base di dati dovuta all’incremento del numero di siti degli studi legali.

All’aumentare di questi, infatti, si è prospettata la necessità di organizzare la navigazione, consentendo la nascita delle prime directory online che facilitano la ricerca di avvocati sul territorio in base a criteri quali la collocazione geografica o le aree di specializzazione, sull’esempio di quanto da tempo proposto da Stati Uniti e Inghilterra.

I primi validi esempi di portali e directory come Martindale & Hubble, si sono poi spinti ad includere profili dettagliati come inserzioni a pagamento, realizzando profitti direttamente proporzionali alla visibilità ed alla reputazione del portale.

Affiancati agli elenchi ragionati già massicciamente presenti nel mondo editoriale specializzato su carta, sono così facilmente consultabili molti siti che consentono la ricerca di avvocati nel mondo, suddivisi per nazione, località e specializzazione.

Normalmente la presenza online corrisponde allo sviluppo di piattaforme informatiche e telematiche in tutte le attività dello studio. Più le necessità di organizzazione lo richiedono e maggiore è la vocazione tecnologica dei titolari, tanto migliorano le strutture che sfruttano la telecomunicazione.

La complessità di organizzazione infatti può essere agilmente supportata da architetture basate su internet sia per la comunicazione interna allo studio, sia per la gestione delocalizzata della posta elettronica da parte degli avvocati, che per l’archiviazione efficiente e sicura di grandi masse di documenti e dati in formato elettronico.

Una pagina intranet, un. verso e proprio sito contenente informazioni e servizi, utilizzabile solo internamente all’organizzazione, consente di pubblicare, consultare modificare e scaricare documentazione anche da parte di professionisti che si trovino in uffici molto distanti tra loro, in tempo reale, come fossero coevi.

Gli studi maggiormente strutturati o dotati di un numero elevato di sedi, normalmente si dotano di questo efficiente strumento.

L’ipotesi di costruire una intranet dedicata per il proprio studio è, di fatto, un’azione di networking, ovvero di lavoro in rete.

Ogni avvocato, dal suo computer, che in quel momento funziona come terminale locale di una rete anche geograficamente molto estesa, accede ai dati comuni agli altri membri del suo studio come se giacessero sulla sua scrivania.

Le funzionalità aumentano e vengono sfruttate nel loro massimo potenziale quando lo studio ha molte sedi e quando il lavoro deve essere svolto collegialmente, ma non solo.

Un risvolto di grande utilità per la costruzione di un elevato standard qualitativo del lavoro è costituito dalla funzione di knowledge management che un sito interno può rendere fruibile.

Gestire la conoscenza prodotta dallo studio consiste, ad esempio, nell’organizzare e progettare razionalmente un sistema su cui memorizzare documenti  prodotti internamente e predisposti come formulari o templates, o di conservare e consultare l’archivio dei casi dello studio organizzati per materia, data, etc., per il reperimento di precedenti utili allo svolgimento di nuove attività.

In questo modo tutti i membri dello studio potranno accedere direttamente alla base di dati interni del sapere dello studio, personalizzata nelle funzioni e nei contenuti e di utilizzarla come dato di partenza, uniformando ed elevando lo standard minimo del lavoro. I giovani ad esempio, potranno contare su contratti-tipo redatti dai soci anzani ed esperti, fare ricerche anche su pareri prodotti dallo studio in casi analoghi e via dicendo.

Il modello di networking utilizzato internamente è stato in molti casi esportato per essere utilizzato esternamente allo studio, nella forma di integrazione, solo telematica del lavoro con altri studi legali.

Il network offre agli studi legali na scelta alternativa al modello associato, consente infatti di utilizzare i necessari contatti senza perdere indipendenza.

Gli avvocati possono accedere alle stesse opportunità di trasferire nuove capacità e specializzazioni nello studio direttamente da altri membri del network, come ne avrebbero in uno studio diffuso a livello nazionale o internazionale.

L’opzione di lavorare in network rappresenta in molti casi la migliore ipotesi di crescita per ché lascia agli studi totale autonomia nell’attività e nella conservazione dei modelli organizzativi, ma consente di proporre alla clientela un’immagine di livello decisamente superiore.

Anche il piccolo studio, se unito agli altri da una rete informatica e di condivisione del know how può proporsi per operazioni più importanti e complesse di quelle che potrebbe affrontare direttamente.

Modelli di network

Il rafforzamento di una immagine unitaria, che spesso si accompagna ad una operazione di branding, cioé di riunione del gruppo in un marchio comune, aumenta la visibilità degli avvocati e valorizza le singole specializzazioni e i legami con le diverse realtà locali.

I più diffusi modelli di network sono tre.

• Nel primo caso la rete rappresenta in internet la diffusione capillare sul territorio (nazionale, continentale o mondiale), di uno studio effettivamente unico e organizzato, com’è il caso delle maggiori law firm;
• nel secondo, il network rappresenta la associazione in pectore tra molti studi diversi, per qualità e location, che condividono alcune attività e alcuni strumenti (la intranet per esempio), unendosi per seguire alcune operazioni complesse generate  da uno di loro.
• Da ultimo, lo strumento è utilizzato da associazioni senza scopo di lucro che forniscono mutuo e reciproco appoggio nella distribuzione territoriale, per rispondere a clienti locali che abbiano esigenze altrove o per specializzazioni diverse da quella di ciascun legale, senza che quest’ultimo perda la titolarità del mandato o del rapporto con li cliente; funzionano in pratica come una sorta di associazione di domiciliatari selezionati sulla base di comunic caratteristiche predefinite all’ingresso.

L’evoluzione della tecnologia e della mentalità forense, ancora ancorata a strumenti tradizionali, produrrà di certo inedite soluzioni. Il percorso appare segnato e, a parte le differenze di scala, il network costituisce una valida risposta alle mutate esigenze del mercato globale.