Anche negli studi è l’ora della «spending review» – Paola Parigi su Il Sole 24 Ore
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Anche negli studi è l’ora della «spending review»
La crisi impone di ridurre i costi e le inefficienze
da “Gestire lo studio”, la rubrica di Paola Parigi su Il Sole 24 Ore.
La spending review arriva negli studi professionali messi in difficoltà dagli effetti della crisi. La maggioranza dei professionisti è infatti colpita dalla flessione dei ricavi. A fotografare la situazione sono i dati diffusi nei giorni scorsi dall’Adepp, l’Associazione degli enti previdenziali privati, secondo cui i redditi dei professioni, dal 2008 al 2011, so- no calati del 20% (si veda la scheda a fianco). Le ragioni? Non c’è solo il calo dei mandati, ma anche la maggiore difficoltà nell’acquisire nuovi clienti e gestire i rapporti con quelli esistenti; inoltre, incidono il deprezzamento del lavoro e l’aumento della sofferenza per il credito inevaso. L’impennata dei costi fiscali e di gestione ha eroso i margini, che già si erano contratti negli ultimi anni, in particolare per i professionisti meno consolidati sul mercato.
Lo scenario lascia intuire che il risveglio dalla crisi non sarà un ritorno al passato, ma l’approdo a un mondo completamente cambiato. È dunque necessario intervenire e occorre farlo rapidamente: la tempestività nelle scelte è la chiave per renderle vincenti.
Il budget previsionale che gli studi dovrebbero redigere ogni anno è lo strumento più efficace per segnalare scostamenti tra realtà e previsioni e consente di azionare segnali di allarme per i futuri cali di liquidità e di redditività. La strategia non potrà essere la stessa per grandi e piccoli studi, ma cruciale per tutti sono la revisione delle spese e l’individuazione delle inefficienze.
Gli interventi
La revisione consentirà di ridurre i consumi, ottimizzare viaggi e trasferimenti, rinegoziare i contratti di fornitura, condividere i servizi con i colleghi, fino a tagliare i servizi e le collaborazioni non essenziali. Nei casi più estremi si potrà arrivare a eliminare il costo dell’affitto dell’ufficio, o a scegliere di mettere a reddito i locali di proprietà cercando soluzioni come il subaffitto e il coworking.
Se l’attività e il tipo di clientela lo consentono, sarà possibile trasformarsi in tele-lavoratori, utilizzare semplici recapiti e noleggiare sale riunioni presso altri studi in caso di incontri strettamente necessari.
Anche le collaborazioni potranno essere gestite a distanza, in modo da concentrarsi sulle attività necessarie ed eliminare i tempi morti e i costi fissi.
L’uso massiccio di informatica e smaterializzazione documentale aiuta la gestione del lavoro a distanza. Esistono servizi di segreteria virtuale, fax via internet e con la posta elettronica certificata è possibile eliminare numerose notifiche e raccomandate. Un buon gestionale aiuta nella contabilità e, se opportunamente agganciato al proprio sito, può costituire una valida piattaforma di comunicazione e scambio di documenti con il cliente, i colleghi e i domiciliatari.
Più tempo a disposizione
Il tempo svuotato dagli impegni per il minor lavoro, e quindi non più impiegato in attività fatturabili, deve essere utilizzato al meglio. I professionisti potranno dedicarsi a rivedere il contenuto del proprio sito per aggiornarlo (o realizzarne uno), chiamare clienti dormienti e contatti diventati freddi per rinverdire relazioni che potrebbero dare frutti, predisporre materiale di comunicazione per potenziali nuovi clienti e mercati selezionando argomenti nuovi da segnalare a gruppi di interesse (come le associazioni), o da condividere, anche attraverso i social network, con entità accomunate da bisogni di servizi (per esempio, i consumatori, gli ammalati, gli automobilisti, le donne maltrattate, i padri separati).
La scelta dei temi e dei destinatari di queste azioni mirate sarà tanto più efficace quanto riuscirà a mettere in luce le competenze in ambiti non troppo sfruttati e a settori, come il recupero del credito, non particolarmente interessanti, ma senz’altro di grande appeal in questo momento. La comunicazione (vale a dire: faccio sapere a molti chi sono e cosa so fare) resta l’unico volano di un potenziale “passaparola” foriero di nuova clientela.
I crediti da recuperare
Un problema serio resta la gestione dei crediti insoluti: per decidere come muoversi, occorre valutare le ragioni della morosità del cliente. Se questi non paga e non potrà mai pagare, meglio sospendere l’attività, quantomeno per recuperare tempo da impiegare in altro modo. Se invece il cliente non è al momento in condizioni di pagare, ma in futuro lo farà, si possono proporre rateazioni e dilazioni. Infine, se può pagare ma non lo fa, occorre individuare la migliore strategia per il recupero, evitando i percorsi lunghi e dispendiosi e concentrandosi sul migliore obiettivo immediato, anche grazie a transazioni che previlegino la soluzione dell’ormai inutile rapporto.
